Khi Anjelica Houston gia nhập Ủy ban Tiện ích Công cộng San Francisco (SFPUC), bà không theo đuổi giải thưởng. Bà muốn thiết lập sự xuất sắc trong công tác đấu thầu.

Anjelica, Giám đốc Dịch vụ Hành chính CNTT, đã vận dụng kinh nghiệm của mình trong quản lý chương trình và dự án. Bà đã tìm thấy một mô hình mẫu trong khuôn khổ được công nhận trên toàn quốc, được thiết kế để giúp các cơ quan công lập tăng cường các hoạt động mua sắm của họ. Bà đã sử dụng mô hình mẫu đó và bổ sung thêm để củng cố đội ngũ mua sắm CNTT và xây dựng một tổ chức hiệu quả hơn.

Hai năm sau, công trình đó đã giúp đội giành được giải thưởng. Giải thưởng Thành tựu Xuất sắc trong Mua sắm năm 2026, một trong những giải thưởng cao quý nhất trong lĩnh vực đấu thầu công cộng trên khắp Bắc Mỹ. Giải thưởng này, còn được gọi là Giải thưởng AEP, được trao bởi Viện Mua sắm Quốc giaGiải thưởng này ghi nhận các tổ chức mua sắm của chính phủ và phi lợi nhuận về sự xuất sắc trong lãnh đạo, đổi mới, tính chuyên nghiệp, hiệu quả hoạt động và cải tiến liên tục.

Sự công nhận này đặc biệt đáng chú ý bởi vì, trong suốt 31 năm lịch sử của giải thưởng, SFPUC và Sân bay Quốc tế San Francisco là hai cơ quan duy nhất của Thành phố và Quận San Francisco nhận được vinh dự này. 

Hỗ trợ sứ mệnh của SFPUC

Việc mua sắm công nghệ không chỉ đơn thuần là mua phần mềm và thiết bị. Khả năng cung cấp dịch vụ nước, điện và thoát nước đáng tin cậy của SFPUC phụ thuộc vào công nghệ hỗ trợ nhân viên hàng ngày — từ an ninh mạng và công nghệ vận hành đến nền tảng thanh toán cho khách hàng, công cụ di động tại hiện trường và mạng lưới kết nối chúng. Giống như việc bảo trì đường ống hoặc các cơ sở xử lý nước, đầu tư vào công nghệ là điều cần thiết để cung cấp các dịch vụ công cộng an toàn, đáng tin cậy và bền vững.

Hàng năm, nhóm Mua sắm CNTT quản lý hơn 800 đơn đặt hàng mua sắm công nghệ với tổng trị giá hàng chục triệu đô la. Để hỗ trợ tốt hơn cho công việc quan trọng này, Anjelica và nhóm đã tập trung vào việc tăng cường các quy trình nội bộ, đầu tư vào nhân sự và cải thiện dịch vụ trên toàn SFPUC.

"Việc mua sắm công nghệ thường diễn ra thầm lặng, nhưng nó lại vô cùng cần thiết cho mọi hoạt động của chúng tôi," bà Jennifer S. Hopkins, Trợ lý Tổng Giám đốc kiêm Giám đốc Hành chính của SFPUC, cho biết. "Giải thưởng này ghi nhận một nhóm đã củng cố các quy trình, xây dựng mối quan hệ đối tác vững mạnh trong toàn tổ chức và giúp đảm bảo nhân viên của chúng tôi có được công nghệ cần thiết để phục vụ người dân đóng phí tại San Francisco."  

Xây dựng chương trình mua sắm mạnh mẽ hơn

Dựa trên khuôn khổ AEP làm lộ trình, nhóm đã phát triển Sổ tay Mua sắm ITS, tạo ra một nguồn tài nguyên mạng nội bộ tập trung cho nhân viên, mở rộng các cơ hội phát triển nghề nghiệp, giới thiệu Giờ làm việc Mua sắm hàng tháng và tăng cường hợp tác với các phòng ban trong toàn công ty.

Nhóm cũng bắt đầu đo lường tiến độ mua sắm, xác định các điểm nghẽn trong quy trình làm việc và thu thập phản hồi từ nhân viên và nhà cung cấp để liên tục cải thiện dịch vụ. Những nỗ lực đó đã dẫn đến các chiến lược mua sắm phối hợp tốt hơn, bao gồm việc hợp nhất hàng trăm hợp đồng thuê máy photocopy - một sáng kiến ​​được dự kiến ​​sẽ tiết kiệm hơn 300,000 đô la đồng thời đơn giản hóa việc quản lý hợp đồng.

"Khung hướng dẫn đã cung cấp cho chúng tôi một kế hoạch về những gì được coi là xuất sắc," Anjelica nói. "Nó giúp chúng tôi xác định những điểm mạnh, những lĩnh vực cần cải thiện và cách xây dựng một chương trình mua sắm mạnh mẽ hơn."

Đầu tư vào con người

Đối với Anjelica, giải thưởng này không chỉ đơn thuần là những cải tiến về mặt vận hành.

"Ngoài việc giành được Giải thưởng AEP, điều tôi tự hào nhất là văn hóa mà đội ngũ của chúng tôi đã xây dựng," cô ấy nói. "Chúng tôi đã chứng minh rằng sự tiến bộ có ý nghĩa không phải lúc nào cũng đến từ một sáng kiến ​​lớn hay một dự án lớn. Nó thường đến từ nhiều cải tiến nhỏ, nhất quán theo thời gian. Những thay đổi nhỏ đó đã tích lũy lại để tạo nên một tổ chức vững mạnh hơn và trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên cũng như nhà cung cấp của chúng tôi."

Anjelica cho rằng thành công của nhóm đến từ việc đầu tư vào con người. Thông qua phát triển chuyên môn, đào tạo và một văn hóa nơi nhân viên được khuyến khích đặt câu hỏi, học hỏi từ sai lầm và xem mình là những cố vấn đáng tin cậy, nhóm đã củng cố cả chuyên môn và dịch vụ của mình đối với tổ chức.

Nhìn về phía trước

Nhóm mua sắm ITS của SFPUC đã hoàn thành quy trình đăng ký AEP phức tạp — thường mất nhiều năm đối với những người nộp đơn lần đầu — chỉ trong khoảng một năm và đã giành được giải thưởng ngay trong lần nộp đầu tiên.

Sự ghi nhận này cũng đến trong bối cảnh Thị trưởng Daniel Lurie đã đặt việc cải thiện hiệu quả hoạt động của chính phủ và hiện đại hóa quy trình mua sắm công làm ưu tiên hàng đầu trên toàn thành phố San Francisco. Trong khi các cải cách chính sách rộng hơn vẫn đang tiếp diễn, nhóm Mua sắm của ITS tin rằng họ không cần phải chờ đợi để đạt được những tiến bộ có ý nghĩa. Nhóm vẫn tập trung vào việc cải thiện các phần của quy trình mua sắm nằm trong tầm kiểm soát của mình thông qua các thực tiễn tiêu chuẩn hóa, quy trình làm việc được tinh giản, phát triển chuyên môn và cải tiến liên tục.

Mục tiêu vẫn không thay đổi kể từ khi Anjelica gia nhập SFPUC: liên tục cải thiện cách thức SFPUC mua sắm công nghệ, giúp nhân viên cung cấp dịch vụ nước, xử lý nước thải và điện an toàn, đáng tin cậy cho người dân San Francisco.